- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar lo pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
- Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
Las funciones del administrador de fincas están fijadas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.
Corresponde al Administrador:
El administrador de fincas se encarga de gestionar, mantener y optimizar el valor de los inmuebles. Sus funciones son diversas y abarcan desde la gestión administrativa hasta la intermediación legal y la supervisión técnica. A continuación, se detallan las principales funciones de un administrador:
Gestión Administrativa
Una de las tareas más importantes de un administrador de fincas es la gestión administrativa de las propiedades. Esto incluye:
– Contabilidad y Finanzas: Mantener al día los libros contables, gestionar las cuentas bancarias de la comunidad y preparar los presupuestos anuales. Además, es responsable de la gestión de los cobros y pagos, incluyendo la recaudación de cuotas de los propietarios y el pago a proveedores. En cuanto a los balances contables, la recomendación es enviar todos los meses al presidente de la Comunidad en balance mensual (fecha tope para su envío el día 10 del mes siguiente). Con la herramienta del despacho virtual, se puede colgar esta información para conocimiento de todos los propietarios.
– Convocatoria y asistencia en Juntas: Organizar las juntas ordinarias y extraordinarias de la comunidad, preparar las convocatorias y elaborar el orden del día. Durante estas reuniones, el administrador actúa como secretario, redactando las actas y asegurándose de que las decisiones tomadas se lleven a cabo. En cuanto a la junta ordinaria, es obligatorio la celebración de una cada año, donde se tratará como puntos: 1º la aprobación de las cuentas anuales, 2º la aprobación del presupuesto para el siguiente ejercicio y 3º la renovación de los cargos directivos. En el orden del día de esta junta se pueden incluir otros puntos a propuesta del presidente o propietarios. Las juntas extraordinarias se convocan para tratar asuntos sobrevenidos que puedan acontecer a lo largo de año, por lo tanto no hay obligación ni límite en número de convocatorias.
– Documentación y archivo: Gestionar toda la documentación relativa a la comunidad de propietarios, incluyendo contratos, estatutos y acuerdos de junta, así como mantener actualizados los registros de propiedad y los datos de contacto de los propietarios.
Gestión Técnica y Mantenimiento
El mantenimiento adecuado de los inmuebles es crucial para conservar su valor y funcionalidad. Las funciones del administrador de fincas en este ámbito, incluyen:
– Supervisión de obras y reparaciones: Coordinar y supervisar las reparaciones y obras de mantenimiento necesarias en las áreas comunes de la propiedad. Esto implica desde pequeñas reparaciones hasta grandes obras de rehabilitación.
– Contratación de servicios (aprobados por la Junta de propietarios). Seleccionar y proponer la contratación de los servicios necesarios para el mantenimiento de la propiedad, como limpieza, jardinería, seguridad, servicio de ascensores, antenas colectivas, porteros automáticos, etc. El administrador debe asegurarse de que los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales y ofrecer la mejor relación calidad-precio.
– Inspección y control: Realizar inspecciones periódicas de las instalaciones para detectar y prevenir problemas, garantizando que todas las áreas comunes estén en buen estado y cumplan con las normativas vigentes.
Gestión Legal y Normativa
La normativa en el ámbito de la propiedad es compleja y cambiante. El administrador de fincas debe estar al tanto de todas la Leyes y regulaciones que afectan a las propiedades y comunidades de propietarios:
– Cumplimiento Normativo: Asegurarse de que la comunidad de propietarios cumple con todas las leyes y normativas aplicables, como la Ley de Propiedad Horizontal, las normas de seguridad y accesibilidad y las regulaciones locales. Todas las comunidades, dependiendo de sus características y número de propietarios tienen la obligación de pasar inspección (ITE o IEE, inspecciones eléctricas de baja tensión, inspecciones cuatrienales de ascensores, sala de calderas, etc).
– Asesoramiento legal: proporcionar asesoramiento legal a la comunidad de propietarios, informando sobre los derechos y obligaciones de los propietarios, así como de las posibles acciones legales en caso de incumplimiento por parte de alguno de ellos.
– Gestión de conflictos: mediar en los conflictos que puedan surgir entre los propietarios o entre la comunidad y terceros, buscando soluciones amistosas y, si es necesario, gestionando los procedimientos legales pertinentes.
– Morosidad: Gestion , control y seguimiento de impagados y /o morosos, presentando a la junta de gobierno o al presidente las gestiones realizadas en cada caso.
Comunicación y Relaciones Públicas
La comunicación efectiva es esencial para el buen funcionamiento de cualquier comunidad de propietarios. El administrador de fincas actúa como intermediario entre los propietarios y otras partes interesadas:
– Interacción con propietarios: Mantener una comunicación fluida con los propietarios, informándoles sobre las decisiones tomadas en las juntas, el estado de las finanzas y cualquier incidencia relevante. También es el punto de contacto para resolver dudas y atender las reclamaciones de los propietarios. En cuanto a llamadas telefónicas, lo recomendable es, al menos, una llamada mensual al presidente de la comunidad para saber si hay algún asunto nuevo que requiera alguna solución por parte del despacho.
– Relaciones con proveedores y entidades: negociar y mantener relaciones con proveedores de servicios y productos, así como con entidades gubernamentales y financieras, asegurando que la comunidad de propietarios obtenga los mejores servicios a los mejores precios.
Planificación y Estrategia
Un buen administrador de fincas no se ocupa del día a día, sino también debe tener una visión a largo plazo para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento de la comunidad de propietarios.
– Planificación de presupuestos: elaborar y presentar un plan de presupuestos anuales que contemple no solo los gastos recurrentes, sino también las inversiones necesarias para el mantenimiento y mejora de las instalaciones.
-Estrategias de ahorro y eficiencia: implementar estrategias para reducir costes y mejorar la eficiencias, como la búsqueda de subvenciones y ayudas públicas, la renegociación de contratos y la implementación de medidas de eficiencia energética.
– Proyectos de mejora: proponer y gestionar proyectos de mejora que puedan revalorizar la propiedad, como la instalación de sistemas de energías renovables, aislamiento térmico del edificio, la modernización de instalaciones o la mejora de la accesibilidad.
Conclusión
El papel del administrador de fincas es integral y multifacético, abarcando una amplia gama de responsabilidades que van desde la gestión administrativa hasta la supervisión técnica y la intermediación legal. Su trabajo es esencial para el buen funcionamiento y la conservación del valor de las propiedades, así como para mantener una convivencia armoniosa y eficiente dentro de las comunidades de propietarios. La elección de un buen administrador de fincas pude marcar la diferencia en la calidad de vida de los propietarios y en el estado de conservación de los inmuebles, convirtiéndose en una figura clave en el sector inmobiliario.
